Notariusz Włodzimierz Olek

Ius est ars boni et aequi
Prawo jest sztuką (czynienia) tego co dobre i słuszne

Dokumenty

Przy rozmowie o dokonaniu czynności notarialnej oraz przy umawianiu terminu dokonania czynności opieramy się na dokumentach pozwalających ocenić stan prawny zagadnienia, takich jak przykładowo: tytuł własności (akt notarialny, orzeczenie sądu, decyzje administracyjne, przydział mieszkania), numery ksiąg wieczystych, mapy i wypisy z rejestru gruntów, wypisy z planu zagospodarowania przestrzennego itp. W sprawach spadkowych niezbędne są akty stanu cywilnego.

Dokładnych informacji jakie dokumenty są w danej sytuacji potrzebne udzielamy podczas osobistej wizyty w kancelarii, telefonicznie lub drogą mailową.

Dokumenty dotyczące danej czynności powinny zostać dostarczone do naszej kancelarii przed planowanym terminem sfinalizowania sprawy z odpowiednim niezbędnym wyprzedzeniem. Są one bowiem podstawą do przygotowania projektu umowy lub oświadczenia. Możesz przesłać nam skany lub zdjęcia dokumentów i ustalić wszystkie szczegóły zdalnie. Pamiętaj jednak, aby na ostateczne spotkanie w kancelarii przynieść ze sobą oryginały dokumentów, bo bez nich nie będziemy mogli sfinalizować czynności.

To notariusz dokonuje zawsze ostatecznej oceny, czy zebrane zostały już wszystkie niezbędne dokumenty i czy nie budzą wątpliwości co do stwierdzonych w nich okoliczności. Notariusz może na każdym etapie procedowania sprawy poprosić o dodatkowe dokumenty lub o uzupełnienie dokumentów już przedstawionych.

Niezbędne dane

Zawsze niezbędne jest przedstawienie kompletnych danych stron/uczestników czynności notarialnych.

W przypadku osób fizycznych są to: imię (imiona jeżeli jest nadane więcej niż jedno), nazwisko, PESEL, imiona rodziców, adres zamieszkania, seria i nr oraz data ważności dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości (również paszport, karta pobytu), stan cywilny. Jeżeli dokonujesz czynności związanej z działalnością gospodarczą podaj nam swój NIP.

W przypadku osób prawnych i podobnych podmiotów (np. spółki) niezbędne jest podanie nr KRS, NIP i REGON oraz jaka osoba fizyczna reprezentuje ten podmiot.

Jeżeli przy czynności działa pełnomocnik – koniecznie wcześniej dostarcz nam dokument pełnomocnictwa.

Poniżej zamieszczamy również podstawowy, przykładowy zestaw dokumentów występujących przy najbardziej typowych i powszechnych czynnościach. Z uwagi na stopień skomplikowania obrotu prawnego nie jest możliwe przedstawienie uniwersalnego, zawsze prawidłowego i wystarczającego zestawu dokumentów. Dlatego właśnie najlepiej jest skontaktować się z kancelarią i uzyskać na ten temat bardziej szczegółowe informacje po zebraniu wywiadu przez notariusza lub pracownika kancelarii. Unikniesz wtedy powtórnego chodzenia do urzędów jak również pobierania dokumentów, które mogą okazać się niepotrzebne.

Uwaga

Jeżeli przedmiotem czynności ma być zbycie lub obciążenie praw lub przedmiotów uzyskanych w drodze dziedziczenia lub zasiedzenia, a w przypadku nabycia po dniu 31.12.2006r. również w drodze darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności, notariusz może dokonać czynności tylko po przedstawieniu zgody lub zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego wydanego w trybie art. 19 ust. 6 ustawy z dnia 28.07.1983r. o podatku od spadków i darowizn (w skrócie – stwierdzającego uregulowanie kwestii podatkowych).

UMOWA DOTYCZĄCA NIERUCHOMOŚCI GRUNTOWEJ (w tym również zabudowanej)
  • numer KW księgi wieczystej
  • wypis z rejestru gruntów z adnotacją o przeznaczeniu do dokonywania wpisu w KW oraz wypis z kartoteki budynków jeżeli nieruchomość jest zabudowana i kartoteka jest prowadzona dla tego obrębu
  • wyrys z mapy ewidencyjnej z adnotacją o przeznaczeniu do dokonywania wpisu w KW (jeżeli istnieje niezgodność między księgą wieczystą a ewidencją gruntów)
  • zaświadczenie (lub wypis) o przeznaczeniu terenu w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub o braku takiego planu, w takim przypadku również decyzja o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu jeżeli była wydana
  • zaświadczenie czy teren jest objęty uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją przewidzianą w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach (nie wymagany przy czynnościach między osobami bliskimi)
  • zaświadczenie czy teren jest objęty rewitalizacją/stanowi obszar zdegradowany i czy podlega prawu pierwokupu na rzecz gminy (dot. umów sprzedaży)
  • podstawa nabycia nieruchomości przez dotychczasowego właściciela (akt notarialny, orzeczenie sądu, decyzja administracyjna lub inny), akt poświadczenia dziedziczenia, postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku
  • w przypadku nowych budynków – kopia pozwolenia na budowę oraz pozwolenia na użytkowanie względnie kopia zawiadomienia o zakończeniu budowy z adnotacją o braku sprzeciwu właściwego organu
  • jeżeli nieruchomość uległa podziałowi geodezyjnemu, który nie został ujawniony w księdze wieczystej – mapa podziału, decyzja zatwierdzająca podział, wypisy z rejestru gruntów dla wszystkich nowowydzielonych działek gruntu
  • opis stanu nieruchomości (zabudowana/niezabudowana, opis zabudowań, czy nieruchomość ma bezpośredni czy pośredni dostęp do drogi publicznej)
  • w przypadku gdy nieruchomość jest zabudowana budynkiem mieszkalnym – zaświadczenie, że nikt nie jest zameldowany na pobyt stały ani czasowy (dot. umów sprzedaży) 
  • dane stron/uczestników czynności, stan cywilny, w przypadku gdy obowiązuje ustrój majątkowy małżeński inny niż ustawowy – stosowny dokument (wypis aktu notarialnego – umowy majątkowej małżeńskiej, odpis orzeczenia sądu)
  • parametry transakcji – cena i wartość przedmiotu umowy, uzgodniony sposób i termin płatności, termin wydania, nr rachunków bankowych w przypadku płatności przelewem, dodatkowe zastrzeżenia umowne
  • umowa kredytowa wraz z załącznikami – gdy transakcja jest kredytowana
UMOWA DOTYCZĄCA LOKALU STANOWIĄCEGO ODRĘBNĄ NIERUCHOMOŚĆ
  • numer KW księgi wieczystej
  • wypis z rejestru lokali z adnotacją o przeznaczeniu do dokonywania wpisu w KW
  • zaświadczenie czy teren jest objęty rewitalizacją/stanowi obszar zdegradowany i czy podlega prawu pierwokupu na rzecz gminy (dot. umów sprzedaży)
  • podstawa nabycia nieruchomości przez dotychczasowego właściciela (akt notarialny, orzeczenie sądu, decyzja administracyjna lub inny), akt poświadczenia dziedziczenia, postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku
  • zaświadczenie, że nikt nie jest zameldowany na pobyt stały ani czasowy (dot. umów sprzedaży)
  • zaświadczenie od podmiotu administrującego nieruchomością wspólną o braku zaległości w opłatach (dot. umów sprzedaży)
  • dane stron/uczestników czynności, stan cywilny, w przypadku gdy obowiązuje ustrój majątkowy małżeński inny niż ustawowy – stosowny dokument (wypis aktu notarialnego – umowy majątkowej małżeńskiej, odpis orzeczenia sądu)
  • parametry transakcji – cena i wartość przedmiotu umowy, uzgodniony sposób i termin płatności, termin wydania, nr rachunków bankowych w przypadku płatności przelewem, dodatkowe zastrzeżenia umowne
  • umowa kredytowa wraz z załącznikami – gdy transakcja jest kredytowana
UMOWA DOTYCZĄCA SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU
  • numer KW księgi wieczystej (jeżeli jest prowadzona)
  • zaświadczenie spółdzielni mieszkaniowej dla notariusza stwierdzające w szczególności komu prawo przysługuje, czy jest prowadzona księga wieczysta, czy występują zaległości w bieżących opłatach oraz zawierające dodatkowe informacje umieszczane przez daną spółdzielnię
  • jeżeli lokal nie ma księgi wieczystej a ma być zakładana (np. przy kredycie bankowym) – zaświadczenie spółdzielni mieszkaniowej dla sądu wieczystoksięgowego zawierające szczegółowy opis lokalu (rozkład pomieszczeń, powierzchnia lokalu, kondygnacja, opis z nr KW nieruchomości gruntowej na której znajduje się budynek)
  • podstawa nabycia lokalu przez dotychczasowego właściciela (akt notarialny, orzeczenie sądu, przydział lokalu lub inny), akt poświadczenia dziedziczenia, postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku
  • zaświadczenie, że nikt nie jest zameldowany na pobyt stały ani czasowy (dot. umów sprzedaży)
  • dane stron/uczestników czynności, stan cywilny, w przypadku gdy obowiązuje ustrój majątkowy małżeński inny niż ustawowy – stosowny dokument (wypis aktu notarialnego – umowy majątkowej małżeńskiej, odpis orzeczenia sądu)
  • parametry transakcji – cena i wartość przedmiotu umowy, uzgodniony sposób i termin płatności, termin wydania, nr rachunków bankowych w przypadku płatności przelewem, dodatkowe zastrzeżenia umowne
  • umowa kredytowa wraz z załącznikami – gdy transakcja jest kredytowana
AKT POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA
  • dokument z nr PESEL zmarłego (np. unieważniony po śmierci dowód osobisty lub zaświadczenie z organu prowadzącego rejestr PESEL o danych zmarłego w rejestrze)
  • odpis akt zgonu
  • wszystkie sporządzone przez zmarłego testamenty (również te odwołane)
  • odpisy aktów stanu cywilnego spadkobierców testamentowych i ustawowych (akty urodzenia, akty małżeństwa, akty zgonu), UWAGA – w przypadku gdy mamy do czynienia ze spadkobiercą, który zmienił nazwisko w związku z zawarciem związku małżeńskiego – zamiast aktu urodzenia – akt małżeństwa
  • dane stron/uczestników czynności
TESTAMENT
  • dane osoby sporządzającej testament (dodatkowo data i miejsce urodzenia)
  • dane osób wskazanych w testamencie: imię (imiona, gdy nadano więcej niż jedno), nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia
  • w przypadku gdy ma być zawarte postanowienie dotyczące konkretnego przedmiotu (np. nieruchomości, rachunku bankowego, pojazdu) – dane tego przedmiotu oraz dotyczące go dokumenty
  • jeżeli testament ma zawierać pozbawienie prawa do zachowku (wydziedziczenie) – opis okoliczności, które to uzasadniają
PEŁNOMOCNICTWO
  • dane mocodawcy oraz dane pełnomocnika
  • dokument dotyczący przedmiotu pełnomocnictwa – np. gdy ma dotyczyć nieruchomości – precyzyjne określenie tej nieruchomości
  • przemyślany zakres pełnomocnictwa
OŚWIADCZENIE O ODRZUCENIU SPADKU
  • dane osoby odrzucającej oraz osoby po której odrzucany jest spadek
  • odpis aktu zgonu
  • odpis aktu urodzenia lub aktu małżeństwa osoby odrzucającej spadek, UWAGA – w przypadku gdy mamy do czynienia ze spadkobiercą, który zmienił nazwisko w związku z zawarciem związku małżeńskiego – zamiast aktu urodzenia – akt małżeństwa
  • informacja o poprzednio odrzucającym spadkobiercy – preferowana kopia poprzedzającego oświadczenia o odrzuceniu spadku
  • dane (adresy) osób dziedziczących w następnej kolejności
  • w przypadku odrzucenia w imieniu małoletniego – odpis postanowienia sądu – zgody na odrzucenie spadku oraz kopia złożonego w sądzi ewniosku o wyrażenie zgody z prezentatą (datą wpływu do sądu)
OŚWIADCZENIE O PODDANIU SIĘ EGZEKUCJI
  • dane osoby składającej oświadczenie
  • umowa stanowiąca podstawę do poddania się egzekucji (np. umowa najmu, umowa kredytu/pożyczki)

Masz pytania?

Odwiedź nas, zadzwoń lub napisz do nas. Podstawowe informacje o dokonywanych czynnościach notarialnych udzielane są nieodpłatnie.